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Fachausbildung zum Prozessberater

Kurzbeschreibung: Die Optimierung von Prozessen ist eine komplexe Aufgabe, bei der interne Fach- und Führungskräfte erfahrungsgemäß viel bessere Ergebnisse erzielen als externe Berater. In dieser Ausbildung lernen Sie, komplexe Prozesse – auch aus Ihrer eigenen Praxis –, zu visualisieren und zu analysieren, Optimierungspotenziale zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Verbesserung umzusetzen.

Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte für Service-, Vertriebs- und Dienstleistungsprozesse

Dauer: 7 Tage

Inhalte:

1. Modul: Gekonnte Ist-Visualisierung (3 Tage)

Grundausbildung: 2 Tage

  • Bedeutung der Transparenz von Prozessen und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung,
  • Logik des Prozessmanagements und Strukturierung der Geschäftsprozesse,
  • Die eEPK-Methode und ihr Einsatz zur effizienten und aktivierenden Prozessvisualisierung,
  • Erforderliches Präzisionsverständnis und Anwendung mit einfachen Beispielen,
  • Anwendung mit komplexen Zusammenhängen und Besonderheiten bei Verzweigungen und Schleifen innerhalb von Prozessen,
  • Ermittlung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten,
  • Training der präzisen Darstellung von Ist-Prozessen (auf Tätigkeits- und Datenelementebene) Einzel- und Gruppenübungen ,
  • Lernkontrollen durch Gruppenübungen mit Präsentation im Plenum,
  • Bewertung durch den Ausbilder,
  • Einzelübung und Zertifizierung bzw. Nachschulungsvereinbarung.

Aufbauausbildung: 1 Tag

  • Präsentation der bisherigen Prozess-Ergebnisse aus der Praxisphase,
  • Feedback zum praktischen Lerntransfer,
  • Vertiefung des Themas "Visualisierung",
  • Diskussion konkreter Darstellungsprobleme aus der Praxis der Teilnehmer,
  • Präsentation von Prozessen vor verschiedenen Zielgruppen,
  • Moderation von Sofortmaßnahmen (Quick Wins) und Sicherstellung der Durchführung,
  • Prüfen des Realisierungsstatus´ der vereinbarten Sofortmaßnahmen,
  • Gruppenübungen zur Erarbeitung von Verbesserungen und Sofortmaßnahmen anhand von Praxisabläufen.
     

2. Modul: Analyse und Reflexion (2 Tage)

Die Teilnehmer werden auf der Grundlage des ersten Schulungsmoduls in die Lage versetzt, methodisch gestützt das Optimierungspotenzial in den Ist-Prozessen zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Soll-Prozesskonzeption abzuleiten.

  • Der Reflexions-Navigator zur methodischen Suche nach Optimierungsansätzen
  • Die vertiefende Fragetechnik des kritischen Hinterfragens
  • Die Gewinnung von Erkenntnissen und methodische Ableitung von Handlungsfeldern während der Analysephase
  • Leistungs- und Verschwendungsarten („muda“ im Bürobereich) und deren Visualisierung am Prozess
  • Reflexion der visualisierten Ist-Prozesse aus unterschiedlichen Perspektiven,
  • Bewertung des Reflexionspotenzials nach diversen Erfolgsfaktoren,
  • Was sind Sofort- und Verbesserungsmaßnahmen, wie werden sie erstellt und wie wird die Durchführung sichergestellt?
  • Überprüfung der logischen Beweisbarkeit des Reflexionspotenzials,
  • Prozesskosten manuell kalkulieren und analysieren
  • Lernkontrollen und Zertifizierung durch Gruppen- und Einzelübungen.

3. Modul: Re-Design (2 Tage)

Die Teilnehmer lernen, auf Basis der Reflexionsergebnisse Soll-Prozesse zu modellieren und mit überzeugenden Argumenten zu präsentieren. Zur konkreten Berechnung von Prozesskosten und Durchlaufzeiten, Simulation und Visualisierung der Potenziale erhalten die Teilnehmer kostenlos ein Tool zur Prozessbewertung.

  • Ziele und Anforderungen an das Neudesign definieren,
  • Methoden zur Schnittstellenoptimierung
  • Strukturelle Konsequenzen aus der Prozessoptimierung
  • Redesign einfacher und komplexer Soll-Prozesse anhand der praktischen Fälle aus Schritt 1 und 2,
  • Bewertung der Soll-Prozesse unter den "Key Performance Indicator"-Prämissen (Logik, Zeit, Raum, Kosten),
  • Abgeleitete Anforderungen an das IT-System formulieren
  • Effizientes Prozesscontrolling
  • Aufbau und Anwendung des Bewertungstools,
  • Ausblick: Prozessautomatisierung und Prozessorganisation
  • Lernkontrollen durch Gruppen- und Einzelübungen

Ihr Nutzen:

  • Fachausbildung auf Universitäts-Niveau. Hintergrund: Seit drei Jahren ist die Change Partner Prozessberater-Ausbildung (3 Module/7 Tage) fester Bestandteil des berufsbegleitenden Studiengangs „Master of Science Prozessmanagement" an der HfWU Nürtingen.
  • Die Ausbildung erfolgt modular und synchronisiert mit dem Projektverlauf, so dass das erworbene Wissen unverzüglich zur Anwendung kommt ("plug and play").
  • Es erfolgt eine nachhaltige Installation des Know-hows in der Organisation, das anschließend sowohl präventiv, als auch in Krisensituationen erfolgreich eingesetzt werden kann – und zwar unabhängig von externen Beratern und Trainern.
  • Die Prozessberater trainieren die eigenverantwortliche Durchführung von Workshops, die sie anfangs in Zweier-Teams durchführen.
  • Durch das gleichzeitig installierte gegenseitige Coaching gewinnen sie schnell an Sicherheit und erzielen in kurzer Zeit bemerkenswerte Erfolge.
  • Da die Prozessberater Kollegen aus eigenen Reihen sind, gibt es erfahrungsgemäß eine höhere Akzeptanz der Personen und Inhalte als bei externer Beratung.
  • Interne Prozessberater arbeiten effektiv und mit extrem hoher Motivation, da sie die Chance einer guten Ausbildung gerne ergreifen, sich neue Herausforderungen stellen, von neuen Netzwerken profitieren und sich persönlich weiter entwickeln können.
  • Eine Kaskadierung in das Unternehmen hinein erfolgt auch für größere Zielgruppen budgetschonend: Je länger und häufiger die Prozessberater im Einsatz sind, desto mehr zahlt sich ihre Ausbildung aus – und desto nachhaltiger entwickelt sich das Unternehmen zu einer lernenden Organisation.

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